De Zelfscan Common Ground helpt gemeenten inzicht te krijgen in hun volwassenheid op het gebied van Common Ground (afgekort CG). De scan ondersteunt gemeenten bij het bepalen van vervolgstappen in een Common Ground transitie richting een toekomstbestendige informatievoorziening. De zelfscan moet niet gezien worden als een stappenplan of invuloefening. Het is een integrale beschouwing van de eigen organisatie op een aantal samenhangende thema’s. Er zijn behoorlijke verschillen tussen gemeenten als het gaat om grootte, complexiteit en volwassenheid van digitalisering. Om tegemoet te komen aan de verschillende behoeften zijn er op dit moment twee versies beschikbaar: Light en Standaard. De Pro versie is een verdieping op de standaardversie.
De Zelfscan Common Ground is bedoeld als hulpmiddel om inzicht te krijgen in de huidige positie van een organisatie binnen de principes van Common Ground.
Er is geen goed of fout! De scores zeggen alleen iets over de startpositie van jouw organisatie en vormt een vertrekpunt voor gesprek en verdere ontwikkeling. Wij adviseren om de resultaten samen te bespreken met een bredere groep, waaronder bestuurders, management, informatiemanagers en andere relevante stakeholders. Zo ontstaat een gedeeld beeld van waar de organisatie nu staat en welke stappen logisch zijn om verder te groeien. Vanuit het programma Common Ground is ondersteuning in de vorm van handvatten beschikbaar bij het duiden van de resultaten en het bepalen van vervolgstappen. De uitkomsten kunnen ook gebruikt worden als input voor de inzet of briefing van externe ondersteuning – bijvoorbeeld voor verdieping, implementatie of veranderaanpak. Het is waardevol om de zelfscan periodiek te herhalen, bijvoorbeeld elke zes maanden, zodat ontwikkeling zichtbaar wordt en voortgang kan worden gevolgd.
Verzamel op basis van de thema’s een groepje collega’s. Zorg voor een goede balans tussen kenniseigenaren, beslissers en belanghebbenden. De thema’s vergen aandacht van alle lagen: bestuurlijk, organisatorisch en technisch. In de overzichtstabel is een aantal suggesties gegeven voor rollen die je per thema kunt overwegen. Overleg vooral intern wie je voor welk onderwerp zou kunnen benaderen. Geef in de uitnodiging van tevoren aan wat er verwacht wordt en wat de inspanning zal zijn. Overweeg om alle deelnemers van tevoren te vragen om op zijn/haar onderwerp in te lezen en vooral ook kennis te nemen van de beschikbare handvatten. Dat maakt het gesprek over hoe ver jullie zijn per stelling een stuk makkelijker. Ook geven de aangeboden handvatten alvast inspiratie voor mogelijke vervolgstappen binnen jouw organisatie. Voorafgaand aan de stellingen tref je per thema een overzicht van de beschikbare handvatten.
Er zijn verschillende manieren en werkvormen om de stellingen met de groep door te nemen en het resultaat vast te leggen. Kijk vooral wat er bij jouw organisatie en de groep mensen die je uitnodigt past. De ervaring leert dat interactieve sessies in de regel het beste werken. De interactie levert niet alleen meer input, het zorgt ook voor meer aandacht en bewustwording.
Het resultaat van de zelfscan heeft de meeste waarde als het de (door)start is van concrete acties. Per thema is aangegeven welke concrete stappen er genomen kunnen worden en wat er aan ondersteuning beschikbaar is bij het programma (handvatten), bij collega gemeenten, in communities en in de markt. Overweegt u een concrete implementatie van een Common Ground component dan is het de overweging waard om de zelfscan en het opstellen van een implementatieplan direct achter elkaar op te pakken.
| Thema | Beschrijving | Rol |
|---|---|---|
| Inzicht en visie | Een gedeelde organisatievisie op digitalisering helpt gemeenten keuzes te maken die aansluiten op alle vijf Common Ground-principes. | CIO, MT, directeuren, gemeentesecretaris |
| Organisatie en regie | Sterk georganiseerd eigenaarschap en samenwerking maken het mogelijk om regie te voeren op gegevens, hergebruik te bevorderen en architectuurprincipes te borgen. | Afdelingshoofden, Teamleiders, Leidinggevenden, Coördinatoren |
| Data en applicaties | Door data los te koppelen van applicaties en te werken met open API’s wordt hergebruik mogelijk en ontstaat grip op informatievoorziening. | Informatiemanagers en -adviseurs, Architecten, Functioneel beheerders |
| Cultuur en verandervaardigheid | Een wendbare organisatuurcultuur maakt het mogelijk om de principes van Common Ground duurzaam te verankeren in denken en doen. | Leidinggevenden betrokken bij Common Ground |
| Inkoop en leveranciers | Strategische inkoop versterkt gemeentelijke regie door eisen te stellen aan open standaarden, datatoegang en leveranciersonafhankelijkheid. | Inkoop- en contractmanagers, Informatiemanager |
| Implementatie en beheer | Duurzaam beheer van Common Ground -componenten en open source draagt bij aan structurele toepassing van de vijf Common Ground-principes. | Implementatie adviseurs, IT-beheerders, Projectmanagers |
| Samenwerking en community | Actieve deelname aan communities en samenwerkingen versnelt de ontwikkeling en herbruikbaarheid van oplossingen op basis van gedeelde standaarden en regie. | Product owners, Informatiemanagers en -adviseurs, Architecten |
| Thema | Beschrijving | Rol |
|---|---|---|
| Visie, samenwerking en richting | Dit thema gaat over de gezamenlijke koers van de organisatie in de Common Ground beweging. Het kijkt naar hoe visie, bestuurlijke betrokkenheid en samenwerking met andere gemeenten of partners vorm krijgen. | CIO, MT, directeuren, gemeentesecretaris |
| Organisatie, cultuur en verandervaardigheid | Dit thema beschrijft hoe de organisatie zichzelf bestuurt en verandert. Het gaat om rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming en het vermogen om wendbaar te werken in lijn met de Common Ground principes. | Afdelingshoofden, Teamleiders, Leidinggevenden, Coördinatoren |
| Data, technologie en leveranciers | Dit thema richt zich op de inrichting van data, applicaties en de samenwerking met leveranciers. Het gaat om het gebruik van standaarden, herbruikbare oplossingen en duurzame afspraken over implementatie en beheer. | Informatiemanagers en -adviseurs, Architecten, Functioneel beheerders |
Deze zelfscan is met zorg en aandacht door een werkgroep van gemeenten ontwikkeld. Uiteraard is er altijd ruimte voor verbetering en doorontwikkeling. Heb je feedback en/of suggesties dan horen we die graag. Niet alleen voor deze zelfscan, maar ook voor aanvullingen op de beschikbare handvatten en ondersteuning. Je kunt hiervoor contact opnemen via het algemene Common Ground e-mailadres (commonground@vng.nl).
